Dans le monde professionnel, la question de la mobilité est centrale et les entreprises mettent souvent à disposition des véhicules pour leurs employés. Il faut distinguer deux catégories : la voiture de fonction et la voiture de service. Bien que similaires en apparence, ces deux types de véhicules présentent des différences notables en matière de fiscalité, d'assurances et d'entretien. Dès lors, il faut maîtriser ces nuances afin d'optimiser la gestion de leur parc automobile et d'éviter d'éventuelles complications administratives ou financières.

Voiture de fonction vs voiture de service : quelles différences

Les différences entre une voiture de fonction et une voiture de service sont nombreuses. Effectivement, la première est souvent accordée aux cadres dirigeants ou commerciaux pour leur permettre d'effectuer des déplacements professionnels, tandis que la seconde est destinée à des tâches précises telles que le transport de marchandises ou encore les interventions sur site.

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La fiscalité liée à ces deux types de véhicules diffère aussi. Pour la voiture de fonction, l'entreprise prend en charge tous les frais relatifs au véhicule : assurance, entretien, carburant et amortissement du coût d'achat. L'avantage en nature qui découle de cette mise à disposition doit être inclus dans la rémunération imposable du bénéficiaire.

En revanche, pour une voiture de service, ceux-ci ne sont pas soumis aux cotisations sociales ni fiscales s'ils répondent à certaines conditions particulières (véhicule utilitaire). Les entreprises peuvent ainsi choisir soit d'acheter directement un véhicule professionnel adapté soit opter pour la location longue durée avec un 'leasing' comme solution économique.

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Côté assurances, là aussi il y a des spécificités selon qu'il s'agisse d'une voiture de fonction ou d'une voiture de service. Dans le cas d'un véhicule professionnel affecté au salarié (voiture personnelle), ce dernier devra souscrire une assurance RC pro qui couvre les dommages causés aux tiers lorsqu'il utilise son propre véhicule personnel dans l'exercice de sa mission professionnelle. Alors que pour un véhicule mis gratuitement par l’employeur mais utilisable uniquement pendant les heures normales travaillées et exclusivement sur certains trajets prédéfinis, seule l'assurance tous risques est obligatoire.

L'entretien des deux types de véhicules diffère aussi. La voiture de fonction étant destinée à être utilisée en tant que tel par un seul utilisateur, la charge d'entretien revient souvent à l'entreprise qui se doit de veiller au bon entretien du véhicule pour garantir sa sécurité et son bon fonctionnement. En revanche, pour une voiture de service, les réparations sont à la charge du salarié lorsque celles-ci ne relèvent pas d'un défaut d'utilisation ou d'une usure normale.

Pensez à bien comprendre ces nuances entre une voiture de fonction et une voiture de service afin de faire le choix adapté aux besoins professionnels tout en évitant toute complication administrative ou fiscale liée à ces différents statuts juridiques.

Voitures de fonction : conséquences fiscales pour employés et entreprises

Pensez à bien noter que les implications fiscales pour les employés et les entreprises varient également en fonction du type de carburant utilisé. Effectivement, des avantages fiscaux peuvent être accordés aux véhicules électriques ou hybrides rechargeables utilisés comme voitures de fonction.

Dans le cas d'une voiture de fonction dotée d'un moteur thermique, l'avantage en nature est calculé selon un barème prenant en compte la puissance fiscale du véhicule et son taux d'émission de CO2. Depuis le 1er janvier 2020, ce barème a été modifié afin de favoriser l'achat des véhicules électriques ou hybrides rechargeables à faibles émissions.

Les employeurs bénéficient également d'avantages fiscaux s'ils décident d'acquérir un tel véhicule pour leur entreprise. Ils peuvent notamment bénéficier d'une déduction fiscale sur le montant total des dépenses liées à l'achat et à l'utilisation du véhicule. Ils sont exemptés de la taxe sur les véhicules de sociétés (TVS) pendant une période maximale de six ans.

Côté salarié, si celui-ci utilise sa propre voiture personnelle dans le cadre professionnel plutôt qu'une voiture mise à disposition par l'entreprise, il peut prétendre à une indemnité kilométrique forfaitaire qui est exonérée d'impôts jusqu'à concurrence d'un certain nombre annuel maximal, permettant ainsi au salarié qui effectue beaucoup de trajets professionnels avec sa propre voiture personnelle de ne pas se ruiner.

Pensez à bien comprendre les différences entre une voiture de fonction et une voiture de service afin d'éviter toutes complications administratives ou fiscales. Les implications fiscales varient selon le type de véhicule utilisé, ainsi que l'usage qui en est fait par le salarié. C'est pourquoi, pensez à bien vous faire conseiller par un expert-comptable afin d'optimiser au mieux votre fiscalité tout en vous assurant du respect des réglementations en vigueur.

Assurances : les différences entre voitures de fonction et de service

En ce qui concerne les assurances, pensez à bien savoir que les contrats diffèrent selon le type de véhicule. Dans le cas d'une voiture de fonction mise à disposition du salarié pour un usage professionnel et personnel, l'employeur doit souscrire une assurance tous risques en incluant des garanties complémentaires pour couvrir toutes les éventualités. Cette assurance prend aussi en compte la responsabilité civile professionnelle du conducteur.

Dans le cadre d'une voiture de service utilisée uniquement dans un but professionnel, c'est l'entreprise elle-même qui se charge généralement de souscrire une assurance spécifique adaptée aux besoins professionnels définis par la société.

Pour s'assurer que tout est conforme et qu'il n'y a pas d'imprévus, pensez à bien souligner que certaines entreprises ne fournissent pas leur propre flotte de véhicules. Si c'est le cas pour votre société, vous pouvez opter pour une solution d'autopartage qui permettra aux employés qui en ont besoin de disposer temporairement d'un véhicule professionnel adapté à leurs missions. Les cotisations seront alors mutualisées entre les différents utilisateurs du parc automobile.

Entretien des véhicules de fonction et de service : ce qu'il faut savoir

En ce qui concerne l'entretien des véhicules de fonction et de service, pensez à bien fonctionner, la responsabilité incombe à l'employeur qui doit se charger de toutes les opérations liées à l'entretien du véhicule. Il s'agit, par exemple, des vidanges d'huile, du remplacement des pneus ou encore de la révision générale.

Dans le cas d'une voiture de service, cette responsabilité peut être partagée entre l'utilisateur et son employeur. Effectivement, si le salarié utilise quotidiennement un véhicule professionnel dans le cadre strictement professionnel (par exemple pour se rendre sur un chantier), il devra s’assurer que celui-ci est en bon état avant chaque utilisation (pneumatiques en bon état, niveau d’huile adéquat). Pensez aussi à bien entretenir les voitures de services régulièrement utilisées par leurs employés • comme c’est souvent le cas dans certains secteurs tels que la maintenance industrielle ou les travaux publics • pour mettre en place une politique claire concernant leur entretien.

Il est aussi recommandé aux propriétaires de ces types d'utilitaires professionnels soumis à une utilisation intensive et contraignante (véhicules utilitaires légers notamment) et/ou circulant régulièrement sur terrain difficile (chantiers, terrains boueux...) d'envisager une prise en charge annuelle avec examen complet auprès d'un garagiste spécialisé. Les salariés sont alors assurés que leur outil professionnel sera toujours disponible lorsqu'ils en ont besoin.

Enfin, pensez à bien comprendre les caractéristiques des voitures de fonction et des voitures de service pour pouvoir faire un choix éclairé. Les questions fiscales, d'assurance et d'entretien sont autant d'exemples qui nécessitent une attention particulière ainsi que la mobilisation de l'ensemble des acteurs concernés (employeur/salarié/fournisseur). En respectant ces règles simples, vous pourrez disposer sereinement du véhicule professionnel qui correspond le mieux à votre situation professionnelle.